Fristen für Vermieter & Hausverwaltungen
Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum, also der Zeitraum, für welchen der Vermieter die Betriebskosten abrechnet, darf gem. § 556 Abs. 3 S.1 BGB maximal ein Jahr lang sein. Der Abrechnungszeitraum muss nicht notwendigerweise mit dem Kalenderjahr (01.01.-31.12.) übereinstimmen; zieht der Mieter zum Beispiel zum 1. April ein, kann als Abrechnungszeitraum auch die Zeit vom 1. April bis zum 30. März des Folgejahres gewählt werden. Möglich ist in diesem Fall auch ein kürzerer Abrechnungszeitraum, etwa vom 01. April bis 31. Dezember. Das Wahlrecht hierzu hat nach herrschender Meinung der Vermieter, wenn die Parteien nicht ausdrücklich etwas anderes im Mietvertrag bestimmt haben. Ist der Abrechnungszeitraum aber einmal festgelegt, kann er nicht mehr einseitig abgeändert werden.
Abrechnungsfrist
Gemäß § 556 Abs.3 S.2 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums nachweislich zugestellt werden. Versäumt der Vermieter diese Frist, braucht der Mieter keine Nachzahlungen mehr zu leisten. Es gibt nur wenige Ausnahmen:
- wenn die Stadt Grundbesitzabgaben für einen lange vergangenen Zeitraum einfordert, hat der Vermieter ab dem Zeitpunkt der Benachrichtigung durch die Stadt drei Monate Zeit, um den Mieter zu informieren
oder
- wenn der Vermieter nachweislich eine Abrechnung des Versorgungsunternehmens zu spät erhält, siehe hierzu auch die Entscheidung des LG Hannover (Az: 13 S 21/07 = WuM 2007, 629).
Auf der anderen Seite gilt zu beachten, dass der Mieter trotz der verspäteten Abrechnung dennoch die Auszahlung eines eventuellen Guthabens von seinem Vermieter verlangen kann. Zur Fristwahrung genügt eine formell ordnungsgemäße Abrechnung; materielle Fehler wie ein Additionsfehler sind unerheblich und können auch später noch berichtigt werden.
Abrechnungsformalitäten
An eine formell wirksame Nebenkostenabrechnung stellt die Rechtsprechung vier Anforderungen:
- die Zusammenstellung muss die Gesamtkosten der Wohnanlage in geordneter Form enthalten,
- der auf den Mieter entfallende Anteil muss berechnet sein
- der Verteilungsschlüssels muss soweit nicht bekannt erläutert werden
- die bereits geleisteten Vorauszahlungen des Vermieters müssen angegeben und von dem anteiligen (Gesamt-)Kosten, die auf den Mieter entfallen, abgezogen werden
Zahlungsfristen bei Guthaben/Nachforderungen
Die Fälligkeit der Nebenkostenabrechnung ist innerhalb des § 286 Abs. 3 BGB festgehalten. Hiernach müssen offene Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung beglichen werden. Hierbei ist es unerheblich, ob die Forderungen aufseiten des Mieters oder des Vermieters bestehen. Allenfalls eine Aufrechnung mit fälligen Gegenforderungen des Vermieters ist erlaubt. Künftig entstehende Forderungen des Vermieters können nicht verrechnet werden. Für die Überprüfung der Abrechnung hat der Mieter eine Frist von 12 Monaten. Ebenso sollte der Mieter die Verjährungsfrist von drei Jahren kennen.